Juiste kantoorruimte vinden

Een kantoor is meer dan een plek waar bureaus en computers staan. De ruimte waarin je werkt heeft invloed op hoe je bedrijf functioneert, hoe medewerkers hun dag ervaren en welke indruk klanten krijgen wanneer ze langskomen. Tegelijkertijd kan een verkeerde keuze flink in de kosten lopen. Een te kleine ruimte zorgt snel voor gebrek aan comfort, terwijl een te groot kantoor onnodig veel geld kan kosten. Wie op zoek gaat naar een nieuwe werkplek, doet er daarom goed aan om eerst te kijken naar de dagelijkse praktijk van het bedrijf.

Begin bij de manier waarop je werkt

Het aantal medewerkers zegt niet alles over hoeveel kantoorruimte je nodig hebt. Sommige bedrijven werken grotendeels vanuit huis, terwijl andere organisaties dagelijks met het hele team op kantoor aanwezig zijn.

Ook de werkzaamheden maken verschil. Een bedrijf waarin iedereen zelfstandig achter een bureau werkt, heeft andere behoeften dan een onderneming waar regelmatig vergaderingen, klantgesprekken of creatieve sessies plaatsvinden.

Maak daarom eerst een overzicht van de activiteiten die in het kantoor moeten plaatsvinden. Daaruit wordt vanzelf duidelijk welke ruimtes noodzakelijk zijn.

Ruimte voor concentratie en overleg

Een kantoor waarin iedereen voortdurend naast elkaar werkt, kan praktisch lijken. In de dagelijkse praktijk kan geluid echter snel voor afleiding zorgen.

Een goede kantoorindeling biedt daarom verschillende plekken. Medewerkers kunnen een vaste werkplek hebben, terwijl er ook ruimte is voor overleg of telefoongesprekken.

Denk aan:

• individuele werkplekken;
• een vergaderruimte;
• een rustige plek voor geconcentreerd werk;
• een gezamenlijke ruimte;
• een pantry of keuken;
• voldoende opslag.

Niet iedere vierkante meter hoeft dezelfde functie te hebben. Juist een slimme verdeling kan ervoor zorgen dat een relatief compacte ruimte prettig werkt.

De locatie werkt iedere dag met je mee

Een kantoorlocatie kies je niet alleen voor klanten. Medewerkers moeten er iedere werkdag naartoe kunnen.

Kijk daarom naar de bereikbaarheid met de auto, fiets en het openbaar vervoer. Een kantoor dat voor klanten uitstekend bereikbaar is, kan voor medewerkers juist onhandig liggen.

Ook voorzieningen in de omgeving kunnen een rol spelen. Een supermarkt, restaurant of café op loopafstand kan tijdens een drukke werkdag verrassend praktisch zijn.

De locatie heeft bovendien invloed op de uitstraling van je onderneming. Een representatieve omgeving kan prettig zijn wanneer je regelmatig zakelijke bezoekers ontvangt.

Bereken de echte kosten

Een lage huurprijs betekent niet automatisch dat een kantoor goedkoop is. Naast de kale huur kunnen er verschillende bijkomende kosten zijn.

Denk aan servicekosten, energie, internet, schoonmaak, parkeren en onderhoud. Ook de inrichting moet worden meegenomen in het budget.

Maak daarom vooraf een berekening van de totale maandelijkse kosten. Zo kun je verschillende kantoorruimtes eerlijk met elkaar vergelijken.

Een ruimte die iets duurder is maar veel voorzieningen bevat, kan uiteindelijk voordeliger uitpakken dan een goedkoop kantoor waarvoor je alles afzonderlijk moet regelen.

Denk vooruit bij het huren

Een bedrijf kan in korte tijd veranderen. Misschien begin je met vier medewerkers en verwacht je binnen enkele jaren uit te breiden.

Kijk daarom niet alleen naar de situatie van vandaag. Vraag ook welke mogelijkheden er zijn wanneer je meer ruimte nodig hebt.

Een flexibel huurcontract kan aantrekkelijk zijn voor een jong of snelgroeiend bedrijf. Een langere overeenkomst kan juist interessant zijn wanneer je zekerheid en een vaste werkplek belangrijker vindt.

De juiste keuze hangt af van de verwachtingen voor de komende jaren.

De eerste indruk telt mee

Een klant die voor het eerst je kantoor binnenkomt, krijgt automatisch een indruk van je onderneming. Daarvoor hoef je geen luxueus interieur te hebben.

Een schone entree, goede verlichting, een verzorgde ontvangstruimte en een rustige uitstraling kunnen al veel doen.

Ook de buitenkant van het gebouw speelt mee. Kijk daarom tijdens een bezichtiging niet alleen naar de ruimte zelf, maar loop ook even door de entree en de directe omgeving.

Let op het comfort

Je merkt pas echt hoe geschikt een kantoor is wanneer je er langere tijd verblijft. Tijdens een bezichtiging is het daarom verstandig om verder te kijken dan de indeling.

Let op de hoeveelheid daglicht, ventilatie en temperatuur. Luister ook naar geluiden uit aangrenzende ruimtes of van buiten.

Een kantoor kan er prachtig uitzien en toch onprettig werken wanneer het voortdurend rumoerig is of wanneer er weinig daglicht binnenkomt.

Comfort is geen luxe wanneer je iedere dag uren in dezelfde ruimte doorbrengt.

Een goede kantoorruimte hoeft niet perfect te zijn

Het ideale kantoor bestaat misschien niet. De ene ruimte heeft een betere locatie, terwijl de andere meer ruimte of flexibelere voorwaarden biedt.

Maak daarom vooraf onderscheid tussen zaken die noodzakelijk zijn en zaken die vooral prettig zouden zijn. Een goede internetverbinding en voldoende werkplekken kunnen bijvoorbeeld belangrijker zijn dan een indrukwekkende entree.

Door die prioriteiten vooraf vast te leggen, wordt het makkelijker om verschillende opties met elkaar te vergelijken.

Kies voor ruimte die met je bedrijf meegroeit

Een kantoor huren is uiteindelijk een investering in de dagelijkse werking van je bedrijf. De beste keuze is daarom niet automatisch de goedkoopste ruimte of het grootste pand.

Een goede kantoorruimte ondersteunt de manier waarop je bedrijf werkt.

Wanneer locatie, kosten, indeling, comfort en toekomstige groei allemaal worden meegenomen, ontstaat een veel realistischer beeld van wat je nodig hebt. Neem vervolgens de tijd om meerdere ruimtes te bekijken. Soms ontdek je tijdens een bezichtiging pas wat je werkelijk belangrijk vindt.

Een kantoor hoeft niet bijzonder te zijn om goed te werken. Het moet vooral passen bij de mensen die er iedere dag hun werk doen.